Dąbrowa Górnicza 11-03-2017 r.

Sprawozdanie Zarządu ROD im. St. Staszica w Dąbrowie Górniczej
z działalności za okres  01-01-2016 do 31-12-2016 roku.

Szanowni Działkowicze.
Jako prezes ROD mam przyjemność po raz drugi przedstawić Państwu sprawozdanie z prac Zarządu.
Zarząd ROD w roku 2016 pracował w niezmienionym składzie :
1. Dawid Piróg – prezes
2. Jan Kubat – v-ce prezes (sekretarz)
3. Janusz Cebula – gospodarz
4. Włodzimierz Tąporski – gospodarz
5. Paweł Wolski - skarbnik

W pierwszym kwartale roku 2016, Zarząd ROD prowadził działania podsumowujące rok 2015, przygotowując się do Walnego Zebrania. Zarząd prowadził sprawy związane ze ściągnięciem zobowiązań działkowców wynikających z rozliczenia wody i prądu, a także zaległości w opłatach za działki. Wystosowano pisma do osób, które nie udostępniły swoich wodomierzy z informacją o naliczeniu ryczałtowym. W miesiącu lutym, w związku z pismem złożonym do Zarządu ROD w sprawie wypożyczenia Sali dla fundacji Exodus, Zarząd podjął współpracę z w/w fundacją celem wspólnej realizacji statutowych zadań obu stowarzyszeń. W zamian za udostępnienie sali w okresie od marca do czerwca 2016 roku fundacja wspierać będzie nasz Zarząd w przeprowadzeniu i organizowaniu imprez okolicznościowych. W czerwcu strony ustaliły iż fundacja wspierać będzie Zarząd ROD w zorganizowaniu w naszej świetlicy Domu Juniora i Seniora, jeżeli najbliższe Walne Zebranie zaakceptuje taki pomysł.
Międzyczasie Zarząd prowadził sprawy bieżące dotyczące działalności ROD tzn. przepisywanie prawa do działek pomiędzy osobami, odśnieżanie dachu Domu Działkowca, przeprowadzenie 5 letniego przeglądu obiektu budowlanego, legalizacji gaśnic, ubezpieczeniu Domu Działkowca oraz OC, zagwarantowaniu wywozu nieczystości z ROD.

Puszczenie wody na ogród

Do końca  kwietnia trwały prace związane z plombowaniem zegarów oraz usuwaniem licznych awarii związanych z puszczeniem wody na ogród. Jak co roku wielu działkowców nie zadbało o to aby przygotować swoje instalacje na odkręcenie wody.

Konferencja Delegatów

Zarząd pracował także nad propozycjami wprowadzenia zmian mających usprawnić gospodarowanie odpadami w naszym ROD, Propozycje te przedłożył Walnemu Zebraniu. Zaproponowano między innymi budowę wiat śmietnikowych, budowę systemu telewizji przemysłowej, oraz przebudowę bram wjazdowych, a także wymianę cieknącego dachu w budynku Domu Działkowca. Zarząd zorganizował zebrania kół 23.04.2016 roku, oraz Konferencję Delegatów tego samego dnia. Niestety, z uwagi na niewystarczającą frekwencję, nie była zdolna do podejmowania uchwał. W związku z powyższym, Zarząd zmuszony był do zwołania jeszcze jednej Konferencji Delegatów  w dniu 13.05.2016 roku. Po podjęciu uchwał zatwierdzających stawki na rok 2016, zostały wystawione rachunki do opłaty dla działkowiczy. Od tego momentu Zarząd przystąpił do  zbierania opłat.

Strona internetowa

Dzięki współpracy z panem Robertem Gabrek, na naszej stronie internetowej pojawiła się możliwość pobrania rachunku dla zarejestrowanych użytkowników. Pan Robert na bieżąco umieszcza tam informacje dla działkowiczy, oraz ogłoszenia Zarządu ROD. Istnieje także możliwość dodania ogłoszenia o sprzedaży działki. Strona cieszy się coraz większą popularnością, o czym świadczy rosnąca ilość zarejestrowanych użytkowników. Obecnie można za pośrednictwem strony podać stan licznika wody, dzięki czemu dane trafiają bezpośrednio do Zarządu. Pan Robert z uwagi na swoje wysokie kwalifikacje związane z programowaniem, na bieżąco współpracuje z Zarządem, pomagając usprawnić programy rozliczeniowe naszego ROD. Obecnie pracujemy na bardzo zindywidualizowanym arkuszu, który dzięki panu Robertowi cały czas ewoluuje usprawniając naszą pracę administracyjną.

Zadania remontowe

Po zebraniu odpowiedniej kwoty niezbędnej do realizacji zadań remontowych uchwalonych przez Konferencję Delegatów, Zarząd ROD wystąpił do OZ o ujęcie ich w planie inwestycji i remontów Okręgu Śląskiego PZD, a także złożył wniosek o dofinansowanie inwestycji remontu dachu. Z uwagi na fakt złożenia dokumentów w terminie późniejszym niż 2 tygodnie od odbytego zebrania, co było umotywowane koniecznością zebrania środków na ten cel, wnioski te zostały przez OZ odrzucone. Uniemożliwiło to Zarządowi realizację tych zadań w 2016 roku. W związku z powyższym, korzystając z doświadczenia z roku poprzedniego, Zarząd proponuje realizację tych zadań pojedynczo, gdyż nie jest możliwe zebranie od wszystkich działkowiczy opłat w terminie 2 tygodni od zakończonego Walnego Zebrania, a od dysponowania pełną pulą środków na zadania remontowe uzależniona jest zgoda OZ na umieszczenie ich w planie inwestycji i remontów Okręgu Śląskiego PZD.

Åšmieci

Zarząd kontynuował praktykę z roku ubiegłego  podstawiając  kontener na odpady zielone pod Domem Działkowca. W udowodnionych przypadkach wysyłał upomnienia działkowcom niestosującym się do ustalonych zasad, a  w związku z ograniczoną możliwością udowodnienia konkretnej osobie, że to właśnie ona zaśmieca nasz ogród i naraża go na wysokie koszty,  zarząd podjął decyzję o zakupie sprzętu do monitoringu ze środków pochodzących z wpływów z wykorzystania majątku związku.

 

Elektryfikacja

Zarząd wciąż kontynuuje prace związane z elektryfikacją. W roku 2016 do sieci energetycznej przystąpiło 18 nowych działkowców. Obecnie jest już podłączonych 262 działki. Zarząd zakupił materiały niezbędne do uczynienia sieci energetycznej zdolnej do podłączenia każdego chętnego użytkownika. Brak przyłączy na 2 alejkach uniemożliwiał podłączenie chętnych z tych alejek. Po zakończeniu prac każdy chętny, będzie mógł bez przeszkód przystąpić do istniejącej sieci.

Kontrola Okręgowej Komisji Rewizyjnej

Pod koniec miesiąca lipiec na  naszym Ogrodzie przeprowadzona została kontrola Okręgowej Komisji Rewizyjnej. Kontrola dotyczyła całokształtu prac Zarządu ROD jak i sposobu prowadzenia zadań remontowych na naszym ogrodzie w latach ubiegłych. Kontrola wykazała wiele niedociągnięć formalnych powstałych w latach ubiegłych mających związek z prowadzeniem ewidencji działkowiczy. Wskazano sposoby w jaki obecny Zarząd powinien naprawić błędy poprzedników oraz nie powielać ich  w latach kolejnych. W związku z powyższym Zarząd zmuszony był do odtworzenia niekompletnej dokumentacji w ewidencji działek w wyniku czego podjęto ponad 280 uchwał w sprawie stwierdzenia nabycia praw do działki. Aby realnym stało się wyprostowanie zaniedbań i dostosowanie ich do obecnych przepisów zarząd postanowił zatrudnić osobę do pomocy przy dokumentacji. Wszystkie zalecenia pokontrolne zostały przez Zarząd zrealizowane.

Rozliczenie prÄ…du

W miesiącu listopad rozpoczęto jesienne odczyty liczników energii. Działkowcy, u których pobrana zaliczka za prąd nie pokryła w istotnym stopniu zużycia, wysłano rachunki do zapłaty. Pozostałe rozliczenie widoczne będzie na rachunkach za 2017 rok.

Rozliczenie wody

 W miesiącu październik zakręcono wodę na ogrodzie i rozpoczęto jesienne odczyty wodomierzy. W roku 2016 Zarząd zmienił zasady rozliczenia za wodę. Działkowicze, którzy nie demontowali zegarów wodnych na zimę, zostawiając plomby w stanie nie naruszonym, mogli dostarczyć członkom Zarządu odczyt zużycia wody w wybrany przez siebie sposób, rezygnując z odczytów bezpośrednich, w bardzo często niekorzystnych warunkach pogodowych. Pomimo tego udogodnienia wielu działkowcy zignorowało obowiązek dostarczenia odczytu, uniemożliwiając rozliczenie wody na ich działce. Dopiero po otrzymaniu informacji o naliczonym ryczałcie wiele osób zgłaszało się do Zarządu w celu podania odczytu po wyznaczonym terminie. Z uwagi na bardzo wysoki koszt ryczałtu w roku 2016, Zarząd ROD próbował nawiązać bezpośredni kontakt z działkowcami celem rozliczenia wody. W rezultacie podjętych działań w roku 2016 naliczono 8 ryczałtów z czego 6 z powodu braku odczytu a 2 z powodu braku zamontowanego licznika. Działkowcom, u których pobrana zaliczka za wodę nie pokryła w istotnym stopniu zużycia, wysłano rachunki do zapłaty. Pozostałe rozliczenie widoczne będzie na rachunkach za 2017 rok.

Dzień Działkowca

W miesiącu październik, kończąc sezon 2016, Zarząd ROD zorganizował imprezę integracyjną dla działkowiczów. Zapewniono profesjonalnego didżeja, ciepły posiłek, zimną płytę oraz napoje. Zgłosiło się 59 osób. W porównaniu do roku ubiegłego osób chętnych było mniej. Powodem mniejszego zainteresowania był wyznaczony termin, tzn. weekend poprzedzający święto Wszystkich Świętych. Wiele osób postanowiło wyjechać w tym czasie do rodzin korzystając z korzystnego układu w kalendarzu (tzw. długi weekend) o czym informowali członków Zarządu. Fakt ten został odnotowany i zostanie uwzględniony w kolejnych latach.

Zakończenie Sezonu – dyżur

Od miesiąca grudnia Zarząd postanowił pełnić dyżury tylko w czwartki, z uwagi na zakończony sezon i znikomą ilość petentów.

Nowi członkowie

W 2016 roku w poczet nowych członków przyjęto 39 osób. Wszyscy nowi działkowicze dostali od Zarządu ROD skierowanie na szkolenie prowadzone przez instruktora z naszego ogrodu w osobie pana Jana Kubata.

Szanowni Działkowcy.

Zwracam się z prośbą o zatwierdzenie sprawozdania z działalności Zarządu ROD w roku 2016. Rok ten pokazał nam jak złożonym procesem jest zarządzanie tak dużym ogrodem. Pomimo nie wykonania w pełni planu na ten rok Zarząd nabył odpowiedniego doświadczenia aby w latach kolejnych skutecznie pokierować pracami na naszym ogrodzie, czyniąc go bardziej nowoczesnym i przyjaznym dla nas wszystkich.
Dziękuję serdecznie za uwagę i proszę o zatwierdzenie sprawozdania z naszej działalności.

Z wyrazami szacunku
Dawid Piróg